[REQ_ERR: OPERATION_TIMEDOUT] [KTrafficClient] Something is wrong. Enable debug mode to see the reason. Входящая и исходящая корреспонденция по истечении срока списание | Справедливость РФ
Будет интересно

Входящая и исходящая корреспонденция по истечении срока списание

входящая и исходящая корреспонденция по истечении срока списание

Уничтожение документов

В настоящее время в процессе деятельности организаций образовывается большой объем документов. Поэтому правильное и своевременное уничтожение документов является актуальной темой в делопроизводстве каждой организации.

Ознакомившись с данной статьей, вы будете точно знать каков порядок уничтожения документов. Вы сможете составить акт об уничтожении документов самостоятельно. Вопрос заключается в том, сумеете ли вы найти время на проведение этой работы.

Многие предпочитают проводить уничтожение документов с помощью специалистов со стороны и затрачивают на эти цели неоправданно большие денежные средства.

Так, организация-посредник возьмет за выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения 45 руб. за дело (это типичная цена данного вида работ на сайтах московских фирм). Например, за 500 дел вы заплатите 22,5 тыс. руб.


У нас есть архивный сектор, но документацию не принимает на хранение, наша документация не проходит по НД, но нашему подразделению,занимающееся наземными сооружениями необходимо их хранить. Как правильно организовать хранение?

Здравствуйте! Работа с проектной документацией на предприятии должна строиться на основании «Основных правил работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях», утвержденных приказом Главархива от 12.10.1988 № 71 (с изменениями 2003 г.).


Сроки хранения проектной документации определяются «Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182.

Важноimportant
При составлении номенклатуры дел, естественно, пользуются тем перечнем, который действовал именно в тот период. Но теперь, когда приходится обрабатывать документы давно прошедших лет, я всегда беру в руки и новый Перечень 2010 года.

Вниманиеattention
Если сроки хранения сегодняшнего перечня отличаются от сроков хранения старого, то нужно оценивать значимость документов. В нашей стране это сложно: сегодня один подход, а завтра он вполне может измениться.

Ты только что уничтожил документы. Хлоп! А по какому-нибудь новому нормативному документу им устанавливается постоянный срок хранения.

На всякий случай напоминаю, что установленные сроки хранения организация может превысить, но не может безнаказанно сократить. А значит, из нескольких предписанных сроков обычно выбирают наиболее длинный.

Письма нужно помещать в дела без промедления: исходящая корреспонденция подшивается сразу после отправки, а бумажные экземпляры входящих писем могут попадать в дела сразу же после регистрации.

Рассмотрим разные варианты обработки корреспонденции с точки зрения того, как секретарю (или другому ответственному за ведение делопроизводства) сохранить оригиналы документов у себя, чтобы вовремя поместить их в дела.

Оперативное хранение входящих документов

При регистрации документов в СЭД. В организациях, практикующих электронный документооборот, письма остаются в службе делопроизводства или у секретаря, который их регистрирует.

Фактически сразу после сканирования документа и помещения его электронной копии в базу данных бумажный оригинал становится ненужным.

Если предложения к акту составляет структурное подразделение, чтобы архив составил на основе него сводный акт, то подписывает составитель, согласует у своего начальника, а утверждает тогда кто?

Что и куда должен внести работник архива? Что означает изменения в учетные документы внесены?

Спасибо заранее за ответ!

Здравствуйте! 1. Документы уничтожаются после истечения сроков их хранения.
Если истекло время хранения документов со сроками хранения 15, 25, 50, 75 лет, то они также выделяются к уничтожению. Работник архива включает эти дела в акт согласно описям.
В графах 4 и 5 акта указывается номер описи и номера дел (единиц хранения).

2. Это означает, что указанные графы заполняет только работник архива, так как дела и описи хранятся уже в архиве.


Структурными подразделениями эти графы не заполняются.

3.

При этом если вы сомневаетесь в установленном сроке хранения документа, то отметка «ЭПК», добавляемая к сроку хранения, позволит по истечении указанного срока хранения комплекта документов внимательно изучить каждый отдельный документ, а при необходимости наиболее ценные документы выделить к более длительному хранению.

Нельзя не обратить ваше внимание и на «корреспондентский» признак формирования дел, ведь срок хранения документа может зависеть и от того, с кем, с организацией какого уровня вы ведете переписку.

Пример 1

Внешнеэкономическая и внутренняя переписка

В качестве примера рассмотрим переписку по вопросам внешнеэкономической деятельности. Если вы переписываетесь с российскими организациями, то срок хранения документов – 5 лет (ст.

502 Перечня 2010 года), а срок хранения переписки с зарубежными организациями значительно выше – 15 лет (ст.

Перечня 2010 года).Пример 2

Парламентские запросы

То же самое происходит и с перепиской, казалось бы, по одному и тому же вопросу, но с адресатами различного уровня. Так, парламентские запросы депутатов федерального уровня и переписка по их рассмотрению будет храниться постоянно, а для переписки с депутатами муниципального уровня Перечнем 2010 года рекомендуется установить пятилетний срок хранения.

Однако не всегда «корреспондентский» признак формирования дел является основополагающим при установлении сроков хранения документов.
В качестве иллюстрации можно рассматривать переписку кредитной организации с Центральным Банком РФ.

Инфоinfo
Добрый день! В архив сданы документы о предоставлении путевок в детские летние лагеря (заявления родителей, корешки путевок). Подскажите, пожалуйста, сколько эти документы следует хранить, и какой статьей воспользоваться для списания? Посмотрела в Перечне — статьи 913, 916 — но это по санаторно-курортному обслуживанию.

Можно ли воспользоваться этими статьями? Спасибо.

Здравствуйте! Подойдут статьи 916, 917.

Добрый день! Прошу пояснить, может организация сжечь документы с истекшими сроками хранения, есть своя ТЭЦ или лучше сдать в организацию по утилизации? Нужна лицензия на уничтожение отходов (бумаги)? Есть какие либо штрафы, ответственность по линии экологии? Благодарю.

Здравствуйте! Документы можно сдать на утилизацию конторе по переработке вторсырья, можно уничтожить с помощью шредера, можно сжечь.

Подразделение не хочет сдавать документы, а хочет само уничтожить по акту, можно ли такое и как тогда прописывать ед.хр.? Есть ли какие-то различия в акте архива и акте от подразделения?

Здравствуйте! Акт должен быть единой формы. Лучше, конечно, когда оформляется один акт для всей организации.

Допускается, чтобы структурные подразделения самостоятельно отбирали документы к уничтожению. Однако согласовывает такой акт экспертная комиссия (ЭК) организации, куда входит представитель архива, утверждает руководитель организации.

Здравствуйте.
Недавно устроилась на предприятие, которое обслуживает весь не большой городок. Предприятие существует с 1934 года. Делопроизводителя и архивариуса ни когда не выло. А архив просто завален не правильно оформленными делами и большая их часть уже давно с истекшими годами хранения.

При этом с юридической точки зрения безоговорочно признается только один из них: обмен документами, подписанными электронными цифровыми подписями должностных лиц.

Организации обязательно заключают соглашение, в котором оговаривается возможность обмена такими электронными письмами. Как правило, это один из пунктов договора между организациями.

Только такая переписка имеет юридическую силу, и в случае серьезных разногласий между организациями эти электронные документы могут быть представлены суду в качестве доказательств.

На втором месте в этом «рейтинге достоверности» – отправка по электронной почте скан-копий бумажных писем.

Как правило, сначала оперативно высылается такая копия, а затем отправляется оригинальный экземпляр.

ВОПРОС: НУЖНО ЛИ В ПРИМЕЧАНИИ РАСШИФРОВЫВАТЬ (1) ПРИСЛАННЫЕ ДЛЯ СВЕДЕНИЯ — ДО МИНОВАНИЯ НАДОБНОСТИ.

Здравствуйте! В заголовке дела уже указано, что протоколы присланы для сведения и есть отметка «копии», поэтому в примечании не следует писать об этом же.

Добрый день! Скажите, пожалуйста: обнаружили документы иной организации не имеющей отношения к нашей (ранее занимала помещение). Сроки хранения документов разные, в т.ч. ведомости по зарплате (75 лет). Самой организации не существует с 2008 года, можем ли уничтожить чужие документы? Нужны ли какие-нибудь сопровождающие документы и насколько вообще это корректно?

Здравствуйте! Если ваша организация не является правопреемником этой организации, то вы не имеете права уничтожать эти документы, тем более, документы по личному составу.

Документы постоянного срока хранения подлежат полному оформлению с прошивкой в твердую обложку.

Добрый день! У нас в организации имеются бланки сертификатов соответствия, не заполненные. Каким образом их можно списать? И какую статью Перечня можно применить для списания?

Здравствуйте! Статьи со сроком хранения незаполненных бланков в перечнях нет, т.к.

бланк – это не документ. В организации должен быть разработан порядок учета бланков строгой отчетности, в котором прописывается порядок списания испорченных и незаполненных бланков.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, у нас в организации были сформированы папки с договорами поставщиков, т.е в этой папке все, что касается закупок на все товары и услуги, с такими документами как счета фактур, акты и т.д.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *