Будет интересно

Как долго нужно хранить договора

Данный перечень включает типовые архивные документы о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности организаций.

Сразу же сделаем оговорку по поводу использования Перечня 1 акционерными обществами.

В соответствии с п. 2 ст. 89 Федерального закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Общество хранит документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи, по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, которые установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг». На сегодняшний день документом, устанавливающим такой порядок, является постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».


Естественно, первым делом будет виновато руководство, однако после того как ситуация стабилизируется, начальник обязательно вспомнит, по чьей вине у него возникли проблемы на ровном месте. То есть договора и любые другие документы должны храниться строго оговоренный срок.


Во многих компаниях вообще предпочитают регулярно расширять архив и вообще ничего не уничтожать во избежание возможных неприятностей, чем ошибиться и потом разгребать последствия.

Законодательство

Хранение договоров в организации закон описывает достаточно четко, если не учитывать тот факт, что не всегда можно правильно оценить тот или иной документ.

Как долго нужно хранить договора

То есть договора и любые другие документы должны храниться строго оговоренный срок.

Важно

Во многих компаниях вообще предпочитают регулярно расширять архив и вообще ничего не уничтожать во избежание возможных неприятностей, чем ошибиться и потом разгребать последствия. Законодательство Хранение договоров в организации закон описывает достаточно четко, если не учитывать тот факт, что не всегда можно правильно оценить тот или иной документ.

Срок хранения договора подряда

Законодательство обязывает длительно хранить и архивировать документы, касающиеся труда и заработной платы.

Внимание! Период хранения трудовых договоров с работниками установлен в размере 75 лет.

Необходимость в столь длительном периоде основана на использовании данных при начислении пенсии или восстановлении записей трудовых книжек уволенных сотрудников.

Инфоinfo
При подсчете периода учитываются дополнительные соглашения, являющиеся его неотъемлемой частью.

А вот у другой компании весь процесс может быть четко описан в нормативной документации, будет присутствовать отдельный человек, отвечающий за архив, или даже специальные номенклатуры, правила формирования подшивки, журнал регистрации и так далее. Оба варианта могут быть удобными, в зависимости от многих факторов.

К примеру, первый вариант подойдет маленькой фирме со скромным оборотом.


Там будет не так и много документов, которые всегда можно будет без проблем найти все в том же темном уголке.

А вот вторая указанная ситуация уже подходит серьезным корпорациям, которые насчитывают великое множество сотрудников и просто обязаны как-то не утонуть в документообороте.

Как правильно хранить договора с контрагентами

Cколько должны храниться договора в организациях?

Деятельность любой организации, так или иначе, всегда связана с документацией самого разного рода – это учредительные документы компании, организационно-распорядительные, кадровые, а также документы бухгалтерского и налогового учета. Бухгалтерские и налоговые документы выступают документальным подтверждением доходов и расходов организации, поэтому субъект хозяйственной деятельности обязан организовать их надлежащее хранение.

Кроме того, ответили на ряд важных вопросов: с какого момента отсчитывать срок хранения договора? Договоры – это именно те документы, которые подтверждают ваши взаимоотношения с контрагентами по различным направлениям деятельности организации, будь то поставка канцтоваров или приобретение предприятия.


При составлении внутреннего перечня лет хранения в основу принимаются требования законодательства.

Как правильно хранить договора в папках

Как только партнёры «ударили по рукам», возникает особый документ — договор. Как лучше организовать хранение договоров, чтобы в будущем к Вам не придралась ни налоговая служба, ни кто-то из контрагентов? Каков срок хранения договоров и где их следует хранить? Рассмотрим эти вопросы подробнее с точки зрения практики.

Виды договоров

Прежде чем говорить о хранении договоров, давайте разберёмся в их видах.

Согласно законодательству, договоры делятся на три вида:

  1. Договор (соглашение, контракт) о работах, связанных с профилем предприятия (таких договоров обычно большинство).
  2. Трудовой договор или договор подряда.
  3. Хозяйственный договор.

Срок хранения договоров

Срок хранения договоров «А» и «В» — 5 лет (заметим: этот срок нужно отсчитывать начиная с того момента, когда время действия договоров истекло).

Как правильно хранить договора

Если вы затрудняетесь самостоятельно отнести договор к определенному виду, то стоит обратиться за консультацией в юридическую службу организации.

Копии договора

При работе с договорами возникает необходимость использования их копий различными структурными подразделениями организации. Хранение копий договоров должно быть предусмотрено номенклатурой дел организации.
Как правило, срок хранения копий документов устанавливается до минования надобности. Напомним, что такой срок хранения не может быть менее года.

Примером служит статья 576 Перечня 1, в которой срок хранения коллективных договоров устанавливается «Пост.**», а присланные для сведения – «до минования надобности».

Обратим ваше внимание на ст.
273 Перечня 1, касающуюся документов о проведении конкурсов, котировочных заявок (котировок), аукционов.

Как правильно хранить договора с поставщиками

  • договоры (контракты) на выполнение международных, федеральных и региональных технических программ и проектов (ст. 9);
  • договоры подряда (контракты) на работы по строительству и реконструкции объектов, имеющих важное значение для экономики страны/региона (ст. 959).

В соответствии с Перечнем 2 срок хранения 15 лет имеют следующие договоры (контракты):

  • о распределении прибыли, полученной в результате совместной научной и / или научно-технической деятельности (ст. 32);
  • на градостроительные, проектные и проектно-изыскательские работы и приложения к ним (а при некоторых условиях эти документы вообще имеют срок хранения – постоянно) (ст. 352);
  • на создание, передачу и использование научной и / или научно-технической продукции (ст.

Как правильно хранить договора в организации

На мой взгляд, он вызывает ряд вопросов по срокам хранения договоров и документов, связанных с заключением и исполнением договоров, получить однозначный ответ на которые не представляется возможным. Но не будем забегать вперед. Постараюсь дать максимум ответов, задав минимум риторических вопросов.

Сроки хранения договоров…

по Перечню типовых управленческих архивных документов

При использовании Перечня 1 следует четко разграничить две категории организаций:

  • являющихся источниками комплектования государственных архивов;
  • не являющихся источниками комплектования государственных архивов.

Временные сроки хранения договоров, указанные в Перечне 1, применяются всеми организациями.

А вот организации, не являющиеся источниками комплектования государственных архивов, могут, но не обязаны применять постоянный срок хранения.

Как правильно хранить договора в архиве

Предприятия самостоятельно разрабатывают журналы регистрации. В нем должны присутствовать следующие сведения:

  1. Номер, дата составления, название контрагента.
  2. Краткое описание документа.
    Как правило, указывается тип соглашения (поставки, выполнения работ и пр.).
  3. О продолжительности действия и окончательной дате, если заключено срочное соглашение.

В журнале должны присутствовать сведения о договорах и приложениях к ним. Контролировать ведение учетной книги могут различные службы предприятия. К примеру, это может быть юридический отдел, бухгалтерия и пр.

Группировка

Хранение договоров может осуществляться различными способами. Например, соглашения могут объединяться в группы, в зависимости от характера правоотношений с другими участниками сделок.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *